Programma e agenda
Sessioni in corso, prossimi appuntamenti, workshop, coffee break e variazioni del programma.
Wall digitali e interattivi per eventi corporate: ogni schermo diventa uno strumento di comunicazione
Cos’è un wall informativo digitale per eventi
Durante un congresso, una convention o un evento aziendale ci sono molte informazioni che devono raggiungere le persone nel momento giusto: il programma, la sala di una sessione, un cambio di orario, il prossimo intervento, un messaggio dello sponsor, un QR Code, un video o semplicemente un’indicazione utile.
Un wall informativo digitale è uno spazio visivo progettato per raccogliere e organizzare queste informazioni su uno schermo: può trattarsi di un monitor, di una TV, di un display verticale, di un videowall o di un LED wall.
La differenza rispetto alla classica presentazione che gira in loop è che il contenuto non deve necessariamente essere statico. Il wall può cambiare durante la giornata, mostrare informazioni differenti in base al momento dell’evento e, quando serve, permettere anche ai partecipanti di interagire attraverso il proprio smartphone.
In pratica:
non è semplicemente uno schermo che mostra qualcosa, ma un punto informativo digitale
progettato come parte dell’esperienza dell’evento.
VUOI VEDERNE UNO IN FUNZIONE?
Un esempio concreto di wall digitale
Per rendere più immediato il concetto abbiamo realizzato una configurazione dimostrativa CongressoTOP che può essere aperta direttamente nel browser e visualizzata a schermo intero.
L’esempio serve semplicemente a mostrare come video, informazioni, aggiornamenti e strumenti di interazione possano convivere nello stesso spazio.
Non è però un modello standard. Ogni evento ha esigenze differenti e un wall può essere progettato con struttura, grafica, contenuti e funzioni completamente diverse in base agli obiettivi dell’organizzatore.
PERCHÉ UTILIZZARLO
Portare le informazioni dove passano le persone
Un wall informativo trova probabilmente la sua collocazione migliore negli spazi attraversati naturalmente dai partecipanti.
Reception, desk di registrazione, foyer, ingresso delle sale, area sponsor, zona coffee break e spazi networking sono luoghi nei quali le persone si fermano, aspettano, si incontrano oppure cercano informazioni.
In questi punti uno schermo può avere una funzione concreta: dare risposte, segnalare ciò che sta accadendo e anticipare quello che succederà dopo.
Reception
Benvenuto, programma, indicazioni
Segreteria
Informazioni operative e QR Code
Coffee break
Prossime attività, news e contenuti
Networking
Agenda, partner e informazioni
Area sponsor
Contenuti utili e visibilità dei partner
UN ASPETTO INTERESSANTE
Anche la presenza degli sponsor può acquistare più valore
In molti eventi la comunicazione degli sponsor viene affidata a una sequenza di loghi o spot visualizzati a rotazione. Il limite è evidente: chi guarda lo schermo non ha necessariamente un motivo per prestare attenzione.
In un wall informativo il contesto è diverso. Le persone guardano quello schermo perché contiene informazioni che servono realmente: il programma, il prossimo appuntamento, una comunicazione dell’organizzazione o un servizio accessibile tramite QR Code.
Il messaggio dello sponsor può quindi essere inserito all’interno di uno spazio che possiede già una propria utilità. La visibilità non deriva soltanto dalla ripetizione del logo, ma dalla presenza del brand in un punto che richiama naturalmente l’attenzione dei partecipanti.
UN UNICO SPAZIO, MOLTE FUNZIONI
Cosa può mostrare un wall digitale durante un evento?
Non esiste una composizione valida per tutti. La struttura dipende dal tipo di evento, dal luogo in cui viene installato e soprattutto dalle informazioni che si vogliono rendere disponibili.
Relatori e contenuti
Nomi, fotografie, argomenti, sessione corrente e informazioni sugli interventi.
Informazioni logistiche
Sale, percorsi, orari, desk di riferimento, trasferimenti e comunicazioni organizzative.
Video e contenuti multimediali
Filmati istituzionali, interviste, contributi video, dirette o contenuti programmati.
News e aggiornamenti
Comunicazioni dell’organizzazione, notizie, messaggi scorrevoli e avvisi in evidenza.
Sponsor e partner
Loghi, messaggi, video e contenuti dedicati integrati nel flusso informativo dell’evento.
Dati e risultati
Risultati di votazioni, sondaggi, classifiche o altri dati utili da visualizzare in tempo reale.
QR Code e interazione
Il partecipante può passare dal grande schermo al proprio smartphone per votare, scaricare materiali, compilare un questionario o aprire un contenuto.
DAL CONTENUTO STATICO AL CONTENUTO VIVO
La differenza è che il wall può reagire all’evento
La caratteristica più interessante di un wall digitale non è tanto la quantità di contenuti che può mostrare, quanto la possibilità di decidere quando e come mostrarli.
CONTENUTO STATICO
Una presentazione tradizionale
Le informazioni vengono preparate in anticipo e vengono mostrate sempre nello stesso modo.
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WALL DINAMICO
Contenuti legati a ciò che sta accadendo
Il wall può cambiare durante la giornata, evidenziare informazioni differenti e adattarsi alle diverse fasi dell’evento.
ALCUNI CASI D’USO
Lo stesso strumento può svolgere compiti molto diversi
La tecnologia può essere la stessa, ma il progetto cambia in funzione del risultato che si vuole ottenere.
01
Un punto informativo in reception
All’ingresso il wall può accogliere i partecipanti con il titolo dell’evento, mostrare il programma della giornata, indicare le sale e mettere in evidenza eventuali comunicazioni utili.
È una funzione semplice, ma può ridurre molte delle domande che normalmente vengono rivolte alla segreteria.
02
Informazioni mentre il pubblico si ferma
La zona coffee break è uno dei luoghi nei quali i partecipanti hanno più tempo per osservare uno schermo.
Può essere il momento ideale per mostrare ciò che avverrà dopo, approfondimenti sull’evento, news, video brevi e messaggi dei partner.
03
Un’area sponsor che non mostra soltanto pubblicità
Il wall può unire informazioni dell’evento e comunicazione dei partner, evitando di creare uno schermo percepito esclusivamente come pubblicitario.
Lo sponsor entra così in un contesto che il partecipante consulta volontariamente perché contiene anche informazioni di interesse.
04
Un programma che segue realmente la giornata
Invece di mostrare l’intero programma dall’inizio alla fine, il wall può mettere in evidenza la sessione in corso, quella successiva e le informazioni rilevanti in quel momento.
Quando cambia la fase dell’evento può cambiare anche il modo in cui le informazioni vengono presentate.
05
Un piccolo canale televisivo dell’evento
In alcuni contesti il wall può essere costruito attorno a un vero e proprio palinsesto: video, interviste, contributi registrati, messaggi e informazioni possono alternarsi secondo una programmazione definita.
La riproduzione può anche essere sincronizzata con l’orario, in modo che lo schermo visualizzi il punto corretto della programmazione senza richiedere necessariamente un avvio manuale.
06
Dal wall allo smartphone
Un QR Code permette di trasformare lo schermo in un punto di partenza per un’azione: rispondere a un sondaggio, effettuare una votazione, scaricare materiale, registrarsi a un’attività o raggiungere una pagina dedicata.
In questo modo il wall non serve soltanto a mostrare informazioni, ma può diventare un collegamento fra lo spazio fisico e i servizi digitali dell’evento.
GESTIONE DEI CONTENUTI
Non è necessario avere un tecnico davanti allo schermo
Un wall può essere progettato perché il suo funzionamento sia semplice e, quando possibile, automatico.
I contenuti possono essere predisposti in anticipo oppure aggiornati da remoto anche durante l’evento.
Questo significa che non è necessariamente richiesta la presenza di un tecnico CongressoTOP accanto allo schermo.
Dopo configurazione e test, il wall può funzionare autonomamente mentre eventuali modifiche possono essere gestite a distanza.
Il livello di automazione dipende dal progetto:
l’obiettivo è utilizzare la tecnologia solo dove
semplifica realmente la gestione dell’evento.
COLLABORAZIONE FLESSIBILE
Il wall non obbliga a cambiare l’organizzazione tecnica dell’evento
La progettazione del wall è un servizio che può vivere autonomamente oppure essere inserito all’interno di un allestimento tecnico più ampio.
Solo wall digitale
Possiamo occuparci della progettazione, della grafica, delle funzioni e della configurazione del sistema.
Integrazione tecnica
Quando il wall deve ricevere video o altri segnali, possiamo coordinarci con i tecnici coinvolti nell’evento per definire collegamenti e modalità operative.
Supporto più ampio
Se richiesto, il wall può naturalmente essere inserito anche all’interno di un servizio tecnico complessivo per l’evento.
La presenza del nostro personale in sede non è quindi un requisito del sistema: viene prevista soltanto quando è utile o quando l’organizzazione desidera affidare a CongressoTOP anche altri servizi tecnici.
DAL BRIEFING ALLO SCHERMO
Ogni progetto parte dalla funzione, non dalla tecnologia
Prima di stabilire dimensioni, grafica o strumenti, è necessario capire dove verrà utilizzato il wall, chi lo guarderà e quali informazioni dovrà rendere disponibili . Da queste risposte nasce il progetto.
Solo successivamente vengono definite la composizione dello schermo, la frequenza degli aggiornamenti, le eventuali interazioni, la sorgente dei contenuti e la modalità di gestione.
Un buon wall non dovrebbe attirare l’attenzione
perché è tecnologico.
Dovrebbe risultare utile quasi senza che il partecipante
si accorga della tecnologia che lo fa funzionare.
NON SOLO CONGRESSI
Un’idea che può adattarsi a molti tipi di evento
Cambiando contenuti, posizione e modalità di utilizzo, lo stesso concetto può rispondere a esigenze molto diverse.
Convention aziendali
Agenda, speaker, video,
comunicazioni interne e partner.
Congressi
Programma, sale, relatori,
sponsor e informazioni operative.
Lanci di prodotto
Contenuti video, caratteristiche,
countdown e call to action.
Stand fieristici
Presentazione prodotti, informazioni,
QR Code e raccolta contatti.
Meeting e formazione
Agenda della giornata,
docenti, materiali e comunicazioni.
Eventi ibridi
Contenuti della sala,
contributi remoti e informazioni live.
Uno schermo utile viene guardato. Ed è questo che fa la differenza.
Un wall informativo può trasformare una parte dell’allestimento in un punto di riferimento durante l’evento. Non perché mostra più contenuti, ma perché li presenta nel posto e nel momento in cui possono servire.
CongressoTOP può progettare queste soluzioni partendo dalle esigenze specifiche dell’organizzatore, integrandole nell’evento con il livello di supporto tecnico realmente necessario.
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