Sostituzione dei Relatori e modifiche negli Eventi ECM Accreditati AIFA: Tutto ciò che devi sapere

Scopri le procedure corrette e le linee guida essenziali per gestire la sostituzione dei relatori negli eventi ECM accreditati AIFA, garantendo la conformità normativa e la qualità dei contenuti formativi.

Organizzare eventi ECM richiede una pianificazione accurata e una costante attenzione ai dettagli, soprattutto quando si tratta di conformità normativa e qualità dei contenuti formativi. Come consulenti esperti, ci sta a cuore fornire ai provider e alle segreterie organizzative informazioni chiare e divulgative per risolvere i loro problemi più frequenti.

Un tema ricorrente è la gestione della sostituzione dei relatori in eventi ECM già autorizzati, una situazione comune data la pianificazione a lungo termine e le inevitabili modifiche dell'ultimo minuto.

Per aiutare i nostri clienti a navigare in queste situazioni, premesso che nelle FAQ presenti sul sito AIFA "Domande e risposte su autorizzazione convegni e congressi" (dal 2 aprile 2024) non è previsto il caso della sostituzione dei relatori, e che il sistema non prevede la modifica della pratica una volta sottoposta, facciamo riferimento alla nota dell'AIFA del 3 novembre 2023, che chiarisce come procedere in questi casi.

La Nota dell'AIFA del 3 Novembre 2023

Secondo la nota pubblicata, l'AIFA permette la sostituzione dei relatori a condizione che la richiesta di variazione venga inviata tramite email dal provider accreditante direttamente all'help desk dell'AIFA. È importante notare che solo il provider accreditante può inviare questa richiesta, non le segreterie organizzative.

Procedura per la Richiesta di Sostituzione

La richiesta deve includere:

• Una dichiarazione attestante l’invariabilità dei contenuti scientifici, redatta su carta intestata del provider accreditante e firmata dal legale rappresentante o da un suo delegato munito di regolare procura (con allegato documento di riconoscimento in corso di validità)
• Nuovo File Unico
• Dettagli dell’Evento: Titolo, data di svolgimento, sede e identificativo della pre-richiesta AIFA.
• Nominativi dei Relatori: Indicazione precisa dei relatori sostituiti e sostituenti, con le rispettive sessioni di riferimento.
• Elenco delle Aziende Sponsor: Nome e ID delle aziende sponsor collegate all’attività formativa.

Link Utili

FAQ 35: È possibile effettuare la sostituzione di un relatore per eventi già autorizzati?

Questo link contiene la FAQ integrale di AIFA compresa di un proforma con le informazioni richieste all’interno della dichiarazione.

I nostri clienti, con almeno un corso attivo sulla piattaforma EventiTOP, troveranno il proforma completo della e-mail da inviare all'help desk AIFA e della Dichiarazione di Invariabilità dei Contenuti Scientifici nella sezione Help della piattaforma.

Punti Chiave da Ricordare

• La pre-richiesta AIFA va sottoposta almeno 60 giorni prima dell'evento.
• Una volta sottoposta la richiesta, non è più possibile effettuare modifiche direttamente dal portale AIFA, ma bisogna seguire la procedura indicata nella nota.
• È consigliabile evitare continue richieste di modifica. Effettuare una richiesta di modifica esclusivamente in prossimità dell'evento può prevenire ulteriori cambiamenti.
• Questa procedura è valida solo per AIFA e non per Agenas o altre associazioni di controllo, che richiedono altre procedure.

Conclusione

La sostituzione dei relatori, se gestita in modo tempestivo e conforme alle normative, non deve rappresentare un ostacolo insormontabile. È fondamentale che i provider e le segreterie organizzative si attengano scrupolosamente alle procedure indicate, inviando tutta la documentazione necessaria in modo completo e tempestivo.

CongressoTOP è a disposizione per assistere provider e segreterie organizzative in tutte le fasi di organizzazione e gestione degli eventi ECM, compresa la preparazione e l'invio delle richieste di variazione dei relatori. La nostra esperienza e competenza possono aiutare a navigare con successo tra le normative e a garantire che ogni evento si svolga senza intoppi.

Per ulteriori informazioni e assistenza, non esitate a contattarci attraverso il nostro link contatti. Siamo pronti a supportarvi in ogni fase del vostro evento formativo.