Paperless, dematerializzazione dei documenti. È possibile realizzare eventi sostenibili senza carta?

Ogni volta che si pianifica un evento, uno dei punti di discussione è sempre quello riguardante l'uso della carta e l'automazione dei processi. La vecchia guardia è sempre molto restia ad abbandonare la tradizione, mentre le nuove generazioni, preverrebbero azzerare completamente l'uso sconsiderato di risme di fogli.

Considerando prima di tutto che abbandonare l'uso massivo di carta è una mossa che porta con sé molteplici vantaggi; non solo si riduce l'impronta di carbonio dell'evento, ma si risparmia anche denaro, il trasporto di materiale sarà meno voluminoso e l'archiviazione dei documenti sarà più snella. I partecipanti avranno sempre a portata di smartphone ogni documento relativo all'evento, senza la scocciatura di una borsa piena di carta destinata alla prima pattumiera fuori la sede congressuale.

In questo articolo cercheremo di scoprire come fare una transizione paperless senza pensieri.

Cosa stampiamo? Facciamo un elenco.

Per iniziare il nostro viaggio verso un mondo senza carta, bisogna iniziare da un elenco (da fare su un foglio di calcolo come Excel) di tutti i documenti normalmente vengono stampati in occasione degli eventi. 

Inserisci per ogni documento stampato, il numero di copie necessario, il costo vivo della stampa, il tempo necessario per realizzare le stampe e gestirle successivamente, il volume di spazio occupato per il trasporto, quanto di questo materiale stampato finirà nel cestino a fine evento e quanto invece dovrà essere archiviato.

La lista sarà probabilmente più lunga di quanto si pensi inizialmente, ma niente panico. Questo passaggio è fondamentale per ottenere un quadro generale, Farsi un'idea sui costi, vivi e derivati relativi all'uso della carta è un primo passo per coinvolgere le persone più restie alla transizione e contestualmente esplorare opzioni e investimenti per passare al digitale.

Guadagnammo tempo e denaro

Ordiniamo l'elenco appena realizzato per categoria e per costi. Quali di questi elementi potrebbero essere interamente digitalizzati?

Facciamo quale esempio, che nella nostra esperienza è abbastanza comune in tutti gli eventi:

• Questionari di Customer satisfaction.
  Ne vengono stampati sempre troppi. Affinché abbiano un reale senso qualcuno dovrà comunque ricopiarli in un foglio di calcolo. Questo tipo di documenti sono quasi sempre la pecora nera di ogni evento.
  Eppure, le alternative sono molto spesso alla portata di mano. Per esempio, si possono utilizzare i "Moduli Google" per creare e analizzare sondaggi gratuitamente, o qualsiasi altro strumento disponibile sul web. . La distribuzione del link al sondaggio potrà avvenire alla fine dell'evento via e-mail, canali social o posizionando strategicamente dei QR-Code.
  Alla fine, avrai le risposte tutte ordinate e le statistiche già pronte.
• Questionari di apprendimento
  Discorso molto simile a quello fatto per il punto precedente. Perché impazzire a correggere e conservare centinaia di documenti esistono centinaia di modi per far compilare questi questionari on-line e avere in tempo reale il numero di risposte corrette o errate?
• Brochure o deplian informativi (anche degli sponsor)
  Quanto costa stampare le brochure e quanto invece costa aggiungere al tuo sito una bella pagina di presentazione del corso con tutte le informazioni presenti sulla brochure?
  Puoi anche creare una sezione in cui caricare tutti i documenti importanti per l'evento o i deplian informativi degli sponsor.

Piattaforma per la gestione degli eventi

Sul tema della dematerializzazione dei documenti, avere una app mobile o una piattaforma per la gestione completa degli eventi è un passo fondamentale. 

In alcuni casi è sufficiente adattare il sito internet già in vostro possesso (qui la nostra soluzione EclyLearn) o affidarsi a piattaforme cloud (qui la nostra soluzione FAD System) per creare l'ambiente ideale in cui inserire tutte le informazioni del tuo evento.

Una piattaforma per gli eventi non è però un semplice archivio. Sono spesso dotate di funzioni chiave che aiutano notevolmente nel percorso verso un evento senza carta.

Le notifiche push, per esempio, eliminano la necessità di affiggere annunci cartacei e permetteranno di tenere sempre aggiornati i partecipanti circa lo stato dell'evento.
Quante volte la pausa caffè si prolunga troppo a lungo, facendo impazzire gli organizzatori per ripotare tutti dentro l'aula. Ecco, basta una semplice notifica per avvertire tutti che i lavori stanno per ricominciare. 

All'interno della piattaforma dell'evento sarà possibile inoltre integrare dispense, registrazioni o informazioni di contatto dei relatori, prolungando la vita dell'evento.

Biglietto da visita? Ne basta uno o forse nessuno

Stampiamo tanti biglietti da visita ben sapendo che il ciclo di vita sarà brevissimo. O il nostro contatto memorizzerà presto il dato nella sua rubrica, oppure verrà dimenticato in qualche cassetto e ritrovato quando ormai non serve più.

Ecco perché oggi sarebbe molto più utile avere un unico biglietto da visita con uno smart tag o un QR-Code da far scansionare allo smartphone del nostro interlocutore, per essere sicuri che verrà istantaneamente memorizzato.

Con un sistema analogo è possibile rendere la vita facile anche per i partecipanti dell'evento.
Infatti, la piattaforma per eventi può rendere disponibile un QR-Code che ogni iscritto può mostrare agli altri così da scambiarsi velocemente i contatti anche in assenza di un proprio biglietto da visita. Dopotutto, gli eventi sono luoghi in cui le persone entrano in rete, imparano e condividono idee.

Non solo eliminerai un altro pezzo di carta, ma renderai il networking molto più efficiente e divertente.

Incentiva la filosofia "Stop Carta"

Coinvolgi partecipanti e sponsor nel percorso verso l'assenza di carta.

Puoi pubblicizzare l'obiettivo di realizzare un evento paperless attraverso i canali con cui promuovi l'evento e via e-mail per iscritti e sponsor.

Incentiva attivamente chiunque abbia un ruolo nell'evento ad evitare l'uso di carta, per esempio puoi condividere con gli sponsor questo articolo e suggerire loro di rendere digitale il proprio materiale cartaceo.

La maggior parte delle persone ama aiutare l'ambiente quando può e il bravo organizzatore può aiutarli ad andare nella giusta direzione.